Política de privacidad de las aplicaciones AnnTac

Esta política se aplica a AnnTac Dock para Outlook, la aplicación móvil My AnnTac y la aplicación Orbit. Complementa la política general de AnnTac y es la URL común para Microsoft AppSource, Apple App Store y Google Play.

1. Responsables

AnnTac B.V., Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Países Bajos, es responsable de los datos de cuenta, contacto, seguridad y servicio. Si utiliza una aplicación a través de una organización, esa organización será normalmente responsable del contenido de archivos, expedientes y conversaciones. AnnTac lo trata por cuenta de la organización conforme a un acuerdo de tratamiento.

2. Datos tratados por las aplicaciones

Según la aplicación y las funciones utilizadas, tratamos:

• nombre, correo profesional, organización y datos de cuenta y acceso;
• dispositivo, sistema operativo, versión, dirección IP y registros técnicos para seguridad y diagnóstico;
• token de inicio de sesión, idioma y preferencias funcionales en el dispositivo;
• documentos, imágenes, correos, adjuntos y metadatos que seleccione, capture o cargue;
• en Orbit: mensajes, participantes, adjuntos, tareas y estados técnicos de entrega o lectura.

3. AnnTac Dock para Outlook

Dock solo archiva el correo o la selección que usted activa. Remitente, destinatarios, asunto, fecha, cabeceras, contenido, adjuntos, estado y nota pueden enviarse al archivo AnnTac. Dock no lee el buzón en segundo plano ni examina mensajes no seleccionados. «Guardar en este ordenador» crea el archivo localmente. Dock no usa Microsoft Graph ni guarda su contraseña de Outlook.

4. My AnnTac

My AnnTac da acceso al archivo de su organización. Trata los documentos y datos de expediente que usted consulta, busca, escanea, fotografía o carga. La cámara o fototeca solo se usan al elegir la función y tras el permiso del sistema. Un token local mantiene la sesión hasta cerrar sesión o retirar el acceso.

5. Orbit

Orbit reúne mensajes, documentos y tareas alrededor de un expediente de cliente. Trata la identidad y relación de participantes, mensajes, archivos, escaneos, tareas y estados necesarios. Cámara, fototeca y notificaciones solo se usan para la función elegida y con permiso del dispositivo. Si activa notificaciones, Apple o Google puede tratar un token técnico para entregarlas.

6. Finalidades y bases jurídicas

Tratamos datos para ejecutar el contrato, gestionar cuentas y acceso, entregar y archivar de forma segura, prestar soporte, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales. Se solicita permiso para funciones opcionales cuando procede. AnnTac no vende datos ni usa contenido de clientes para publicidad, intermediación de datos o entrenamiento de modelos públicos de IA.

7. Alojamiento, destinatarios y transferencias

Los datos principales y el contenido de clientes se alojan en infraestructura AnnTac en centros de datos neerlandeses y se transmiten cifrados. Solo acceden empleados y proveedores necesarios bajo acuerdos adecuados. Los datos técnicos de entrega de tiendas y servicios push también se rigen por las condiciones de Apple, Google o Microsoft y se limitan a lo técnicamente necesario.

8. Conservación y eliminación

El RGPD no establece un único plazo general de conservación. Los datos se guardan mientras sean necesarios para su finalidad y las obligaciones legales aplicables. AnnTac aplica los siguientes principios:

• el contenido del expediente se conserva conforme a la política documentada y las obligaciones legales de la organización cliente;
• una cuenta de My AnnTac u Orbit permanece vinculada al expediente mientras el tutor u otra organización responsable necesite ese acceso. Tras una instrucción verificada, el acceso se retira inmediatamente y el perfil de servicio independiente se elimina o anonimiza en un plazo de 30 días cuando sea posible;
• los registros técnicos y de seguridad ordinarios se guardan por defecto durante un máximo de 90 días. Los registros relevantes pueden conservarse hasta 12 meses, o durante la tramitación, por un incidente de seguridad, investigación de fraude u obligación legal;
• una solicitud para el programa piloto de Orbit se elimina tras su retirada o como máximo 24 meses después del último contacto significativo;
• los datos eliminados pueden permanecer temporalmente en copias de seguridad protegidas hasta que finalice el ciclo normal de copias.

Una cuenta de cliente forma parte de un expediente gestionado por el tutor u otra organización responsable. Por eso el cliente no puede borrar por sí mismo los datos del expediente. Puede iniciar una solicitud de cierre o eliminación en la página de eliminación de cuenta y acceso. La organización responsable decide qué datos del expediente debe conservar legalmente; AnnTac ejecuta sus instrucciones.

9. Seguridad

AnnTac aplica conexiones cifradas, controles de acceso, registros, supervisión, copias de seguridad y separación de permisos. El contenido queda limitado a usuarios autorizados. Comunique cualquier uso sospechoso a info@anntac.eu.

10. Seguimiento, publicidad y menores

Las aplicaciones no contienen redes publicitarias ni le siguen entre aplicaciones o sitios con fines de marketing. Pueden tratar diagnósticos de fallos y rendimiento facilitados por el sistema operativo, la tienda de aplicaciones o un servicio técnico de diagnóstico activado. Estos datos se usan solo para funcionamiento, seguridad y diagnóstico, no para publicidad. Son servicios empresariales y no están destinados a que menores creen una cuenta de forma independiente.

11. Sus derechos

Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición. Para datos gestionados en AnnTac por su empleador o proveedor, solicítelo primero a esa organización. También puede contactar con AnnTac y reclamar ante la autoridad neerlandesa de protección de datos.

12. Contacto y cambios

AnnTac B.V.
Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Países Bajos
info@anntac.eu · +31 (0)35 2400 210

Actualizamos esta política cuando cambia una aplicación, permiso o tratamiento. La fecha superior indica la última revisión.