Privacyverklaring voor de AnnTac-apps

Deze verklaring geldt voor AnnTac Dock voor Outlook, de mobiele app My AnnTac en de app Orbit. Zij vult de algemene privacyverklaring van AnnTac aan en is de gezamenlijke privacy-URL voor Microsoft AppSource, Apple App Store en Google Play.

1. Wie verantwoordelijk is

AnnTac B.V., Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Nederland, is verantwoordelijk voor account-, contact-, beveiligings- en servicegegevens. Gebruikt u een app via een organisatie, dan is die organisatie doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud van het archief, dossiers en gesprekken. AnnTac verwerkt die inhoud in opdracht van de organisatie op grond van een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens de apps verwerken

Afhankelijk van de app en de functies die u gebruikt verwerken wij:

• naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, account- en toegangsgegevens;
• apparaat-, besturingssysteem-, appversie-, IP- en technische loggegevens voor beveiliging en foutanalyse;
• een aanmeldtoken, taal en functionele voorkeuren op uw apparaat;
• documenten, afbeeldingen, e-mails, bijlagen en dossierkenmerken die u zelf selecteert, vastlegt of uploadt;
• bij Orbit: berichten, deelnemers, bijlagen, taken en technische aflever- of leesstatussen die nodig zijn voor veilige communicatie.

3. AnnTac Dock voor Outlook

Dock archiveert alleen de e-mail of selectie die u zelf activeert. Daarbij kunnen afzender, ontvangers, onderwerp, datum, berichtkoppen, tekst, bijlagen, gekozen status en notitie naar het AnnTac-archief gaan. Dock leest uw mailbox niet op de achtergrond en scant geen niet-geselecteerde berichten. De functie “Opslaan op deze computer” maakt het bestand lokaal en stuurt het niet naar AnnTac. Dock gebruikt geen Microsoft Graph en bewaart geen Outlook-wachtwoord.

4. My AnnTac

My AnnTac geeft toegang tot het archief van uw organisatie. De app verwerkt de documenten en dossiergegevens die u bekijkt, zoekt, scant, fotografeert of uploadt. Camera of fotobibliotheek wordt alleen aangesproken wanneer u die functie kiest en nadat het besturingssysteem toestemming heeft gevraagd. Een lokaal aanmeldtoken houdt u aangemeld totdat u uitlogt of de toegang wordt ingetrokken.

5. Orbit

Orbit brengt berichten, documenten en taken rond een klant- of cliëntdossier samen. De app verwerkt de identiteit van deelnemers, de relatie met de organisatie of het dossier, berichten, bestanden, scans, taken en noodzakelijke statusgegevens. Camera, fotobibliotheek en meldingen worden alleen gebruikt voor de gekozen functie en met toestemming van het apparaat. Zet u meldingen aan, dan kan Apple of Google een technisch apparaat-token verwerken om de melding af te leveren; de inhoud blijft beperkt tot wat voor die melding nodig is.

6. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken gegevens om de overeenkomst uit te voeren, accounts en toegang te beheren, documenten en communicatie veilig af te leveren en te archiveren, ondersteuning te geven, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor optionele apparaatfuncties vragen de apps toestemming waar dat nodig is. AnnTac verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt klantinhoud niet voor advertenties, profielhandel of het trainen van openbare AI-modellen.

7. Hosting, ontvangers en doorgifte

De kerngegevens en klantinhoud staan op AnnTac-infrastructuur in Nederlandse datacenters en worden versleuteld verzonden. Alleen medewerkers en dienstverleners die toegang nodig hebben voor beheer, beveiliging of ondersteuning krijgen die onder passende afspraken. Technische aflevergegevens van appstores en pushdiensten vallen mede onder de voorwaarden van Apple, Google of Microsoft. Wij beperken die gegevens tot wat technisch noodzakelijk is.

8. Bewaartermijnen en verwijderen

De AVG schrijft geen algemene vaste bewaartermijn voor. Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel en voor toepasselijke wettelijke verplichtingen. Voor AnnTac gelden de volgende uitgangspunten:

• dossierinhoud wordt bewaard volgens het vastgelegde bewaarbeleid en de wettelijke plichten van de klantorganisatie;
• een My AnnTac- of Orbit-account blijft gekoppeld aan het cliëntdossier zolang de bewindvoerder of andere verantwoordelijke organisatie die toegang nodig heeft. Na een geverifieerde opdracht wordt de toegang direct ingetrokken en wordt het afzonderlijke serviceprofiel waar mogelijk binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd;
• reguliere technische en beveiligingslogs worden standaard maximaal 90 dagen bewaard. Bij een beveiligingsincident, fraudeonderzoek of wettelijke verplichting kunnen relevante logs maximaal 12 maanden of zolang de behandeling duurt worden bewaard;
• een aanvraag voor het Orbit-pilotprogramma wordt verwijderd na intrekking of uiterlijk 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk in beveiligde back-ups voorkomen totdat de normale back-upcyclus is verlopen.

Het account van een cliënt is onderdeel van een door de bewindvoerder of andere verantwoordelijke organisatie beheerd dossier. De cliënt kan de onderliggende dossiergegevens daarom niet zelfstandig wissen. Een verwijder- of afsluitverzoek kan worden gestart via de pagina account en toegang verwijderen. De verantwoordelijke organisatie beslist over dossiergegevens die zij wettelijk moet bewaren; AnnTac voert haar instructies uit.

9. Beveiliging

AnnTac gebruikt versleutelde verbindingen, toegangscontrole, logging, monitoring, back-ups en gescheiden bevoegdheden. Toegang tot klantinhoud is beperkt tot geautoriseerde gebruikers. Geen enkele beveiligingsmaatregel sluit alle risico's uit; meld een vermoeden van misbruik direct via info@anntac.eu.

10. Tracking, advertenties en kinderen

De apps bevatten geen advertentienetwerken en volgen u niet tussen apps of websites voor marketing. De apps kunnen crash- en prestatiegegevens verwerken die het besturingssysteem, de appstore of een ingeschakelde technische diagnosetienst levert. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor werking, beveiliging en foutanalyse, niet voor advertenties. De apps zijn zakelijke diensten en niet bedoeld voor kinderen die zelfstandig een account aanmaken.

11. Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Gaat het om gegevens die uw werkgever of dienstverlener in AnnTac beheert, dien het verzoek dan eerst bij die organisatie in. U kunt ook contact opnemen met AnnTac. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Contact en wijzigingen

AnnTac B.V.
Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Nederland
info@anntac.eu · +31 (0)35 2400 210

Wij passen deze verklaring aan wanneer een app, toestemming of verwerkingswijze wijzigt. Bovenaan staat de datum van de laatste herziening.