Politique de confidentialité des applications AnnTac

Cette politique s’applique à AnnTac Dock pour Outlook, à l’application mobile My AnnTac et à l’application Orbit. Elle complète la politique générale d’AnnTac et constitue l’URL commune pour Microsoft AppSource, Apple App Store et Google Play.

1. Responsables du traitement

AnnTac B.V., Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Pays-Bas, est responsable des données de compte, de contact, de sécurité et de service. Lorsque vous utilisez une application via une organisation, celle-ci est généralement responsable du contenu des archives, dossiers et conversations. AnnTac traite ce contenu pour son compte dans le cadre d’un accord de sous-traitance.

2. Données traitées par les applications

Selon l’application et les fonctions utilisées, nous traitons:

• nom, adresse e-mail professionnelle, organisation, données de compte et d’accès;
• appareil, système, version, adresse IP et journaux techniques pour la sécurité et le diagnostic;
• jeton de connexion, langue et préférences fonctionnelles sur l’appareil;
• documents, images, e-mails, pièces jointes et métadonnées que vous sélectionnez, capturez ou téléversez;
• dans Orbit: messages, participants, pièces jointes, tâches et états techniques de livraison ou de lecture.

3. AnnTac Dock pour Outlook

Dock archive uniquement l’e-mail ou la sélection que vous activez. Expéditeur, destinataires, objet, date, en-têtes, contenu, pièces jointes, statut et note peuvent être envoyés vers l’archive AnnTac. Dock ne lit pas la boîte aux lettres en arrière-plan et n’analyse pas les messages non sélectionnés. «Enregistrer sur cet ordinateur» crée le fichier localement. Dock n’utilise pas Microsoft Graph et ne conserve pas votre mot de passe Outlook.

4. My AnnTac

My AnnTac donne accès aux archives de votre organisation. L’application traite les documents et données de dossier que vous consultez, recherchez, numérisez, photographiez ou téléversez. L’appareil photo ou la photothèque n’est utilisé qu’après votre choix et l’autorisation du système. Un jeton local maintient la connexion jusqu’à la déconnexion ou au retrait de l’accès.

5. Orbit

Orbit réunit messages, documents et tâches autour d’un dossier client. L’application traite l’identité et la relation des participants, les messages, fichiers, scans, tâches et états nécessaires. Appareil photo, photothèque et notifications ne sont utilisés que pour la fonction choisie et avec l’autorisation de l’appareil. Si les notifications sont activées, Apple ou Google peut traiter un jeton technique pour les livrer.

6. Finalités et bases juridiques

Les données servent à exécuter le contrat, gérer comptes et accès, livrer et archiver en sécurité, fournir l’assistance, prévenir les abus et respecter la loi. Une autorisation est demandée pour les fonctions optionnelles si nécessaire. AnnTac ne vend pas les données et n’utilise pas le contenu client pour la publicité, le courtage de données ou l’entraînement de modèles d’IA publics.

7. Hébergement, destinataires et transferts

Les données essentielles et le contenu client sont hébergés sur l’infrastructure AnnTac dans des centres de données néerlandais et transmis de façon chiffrée. Seuls les collaborateurs et prestataires nécessaires y accèdent sous des accords appropriés. Les données techniques de livraison des boutiques et services push relèvent aussi des conditions d’Apple, Google ou Microsoft et sont limitées au strict nécessaire.

8. Conservation et suppression

Le RGPD ne fixe pas une durée générale unique de conservation. Les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour leur finalité et les obligations légales applicables. AnnTac applique les principes suivants:

• le contenu du dossier est conservé selon la politique documentée et les obligations légales de l’organisation cliente;
• un compte My AnnTac ou Orbit reste lié au dossier client tant que le tuteur ou une autre organisation responsable a besoin de cet accès. Après une instruction vérifiée, l’accès est retiré immédiatement et le profil de service distinct est supprimé ou anonymisé dans les 30 jours lorsque cela est possible;
• les journaux techniques et de sécurité ordinaires sont conservés au maximum 90 jours par défaut. Les journaux pertinents peuvent être conservés jusqu’à 12 mois, ou pendant la durée du traitement, pour un incident de sécurité, une enquête pour fraude ou une obligation légale;
• une candidature au programme pilote Orbit est supprimée après retrait ou au plus tard 24 mois après le dernier contact significatif;
• les données supprimées peuvent rester temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu’à la fin du cycle normal de sauvegarde.

Un compte client fait partie d’un dossier géré par le tuteur ou une autre organisation responsable. Le client ne peut donc pas effacer seul les données du dossier. Une demande de fermeture ou de suppression peut être initiée sur la page suppression du compte et de l’accès. L’organisation responsable décide quelles données elle doit légalement conserver; AnnTac exécute ses instructions.

9. Sécurité

AnnTac applique chiffrement, contrôle d’accès, journalisation, surveillance, sauvegardes et séparation des droits. Le contenu client est réservé aux utilisateurs autorisés. Signalez immédiatement tout usage suspect à info@anntac.eu.

10. Suivi, publicité et enfants

Les applications n’intègrent aucun réseau publicitaire et ne vous suivent pas entre applications ou sites à des fins marketing. Elles peuvent traiter des diagnostics de plantage et de performance fournis par le système d’exploitation, la boutique d’applications ou un service de diagnostic technique activé. Ces données servent uniquement au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic, pas à la publicité. Ces services professionnels ne sont pas destinés à la création autonome d’un compte par un enfant.

11. Vos droits

Vous pouvez demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition. Pour les données gérées dans AnnTac par votre employeur ou prestataire, adressez-vous d’abord à cette organisation. Vous pouvez aussi contacter AnnTac et déposer une plainte auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données.

12. Contact et modifications

AnnTac B.V.
Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Pays-Bas
info@anntac.eu · +31 (0)35 2400 210

Nous mettons cette politique à jour lorsqu’une application, une autorisation ou un traitement change. La date ci-dessus indique la dernière révision.