Datenschutzerklärung für die AnnTac-Apps

Diese Erklärung gilt für AnnTac Dock für Outlook, die mobile App My AnnTac und die App Orbit. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung von AnnTac und dient als gemeinsame Datenschutz-URL für Microsoft AppSource, Apple App Store und Google Play.

1. Verantwortliche Stellen

AnnTac B.V., Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Niederlande, ist für Konto-, Kontakt-, Sicherheits- und Servicedaten verantwortlich. Nutzen Sie eine App über eine Organisation, ist diese Organisation in der Regel Verantwortliche für Archiv-, Akten- und Gesprächsinhalte. AnnTac verarbeitet diese Inhalte im Auftrag der Organisation auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

2. Von den Apps verarbeitete Daten

Je nach App und genutzter Funktion verarbeiten wir:

• Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation sowie Konto- und Zugriffsdaten;
• Gerät, Betriebssystem, App-Version, IP-Adresse und technische Protokolle für Sicherheit und Fehleranalyse;
• Anmeldetoken, Sprache und funktionale Einstellungen auf dem Gerät;
• Dokumente, Bilder, E-Mails, Anhänge und Aktenmerkmale, die Sie auswählen, erfassen oder hochladen;
• in Orbit: Nachrichten, Teilnehmer, Anhänge, Aufgaben sowie erforderliche Zustell- oder Lesestatus.

3. AnnTac Dock für Outlook

Dock archiviert nur die von Ihnen aktivierte E-Mail oder Auswahl. Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Kopfzeilen, Nachrichtentext, Anhänge, Status und Notiz können an das AnnTac-Archiv übertragen werden. Dock liest das Postfach nicht im Hintergrund und untersucht keine nicht ausgewählten Nachrichten. „Auf diesem Computer speichern“ erstellt die Datei lokal. Dock verwendet Microsoft Graph nicht und speichert kein Outlook-Passwort.

4. My AnnTac

My AnnTac ermöglicht den Zugriff auf das Archiv Ihrer Organisation. Verarbeitet werden Dokumente und Aktendaten, die Sie ansehen, suchen, scannen, fotografieren oder hochladen. Kamera oder Fotomediathek werden nur nach Auswahl der Funktion und nach der Berechtigungsabfrage des Betriebssystems verwendet. Ein lokales Anmeldetoken hält die Sitzung aktiv, bis Sie sich abmelden oder der Zugriff entzogen wird.

5. Orbit

Orbit führt Nachrichten, Dokumente und Aufgaben in einer Kunden- oder Klientenakte zusammen. Verarbeitet werden Identität und Beziehung der Teilnehmer, Nachrichten, Dateien, Scans, Aufgaben und notwendige Statusdaten. Kamera, Fotomediathek und Benachrichtigungen werden nur für die gewählte Funktion und mit Geräteberechtigung verwendet. Bei aktivierten Benachrichtigungen kann Apple oder Google ein technisches Geräte-Token zur Zustellung verarbeiten.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Vertragserfüllung, Konten- und Zugriffsverwaltung, sicheren Zustellung und Archivierung, Unterstützung, Missbrauchsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Für optionale Gerätefunktionen wird erforderlichenfalls eine Einwilligung eingeholt. AnnTac verkauft keine personenbezogenen Daten und nutzt Kundeninhalte weder für Werbung noch für Datenhandel oder zum Training öffentlicher KI-Modelle.

7. Hosting, Empfänger und Übermittlungen

Kerndaten und Kundeninhalte liegen auf AnnTac-Infrastruktur in niederländischen Rechenzentren und werden verschlüsselt übertragen. Zugriff erhalten nur erforderliche Mitarbeiter und Dienstleister unter geeigneten Vereinbarungen. Technische Zustelldaten von Appstores und Pushdiensten unterliegen zusätzlich den Bedingungen von Apple, Google oder Microsoft und werden auf das Notwendige begrenzt.

8. Aufbewahrung und Löschung

Die DSGVO schreibt keine allgemeine feste Aufbewahrungsfrist vor. Daten werden so lange gespeichert, wie dies für den Zweck und anwendbare gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Für AnnTac gelten folgende Grundsätze:

• Akteninhalte werden gemäß dem dokumentierten Aufbewahrungskonzept und den gesetzlichen Pflichten der Kundenorganisation gespeichert;
• ein My AnnTac- oder Orbit-Konto bleibt mit der Klientenakte verbunden, solange der Betreuer oder eine andere verantwortliche Organisation diesen Zugang benötigt. Nach einer bestätigten Anweisung wird der Zugang sofort entzogen und das separate Serviceprofil soweit möglich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert;
• reguläre technische und Sicherheitsprotokolle werden standardmäßig höchstens 90 Tage gespeichert. Bei Sicherheitsvorfällen, Betrugsuntersuchungen oder gesetzlichen Pflichten können relevante Protokolle bis zu 12 Monate oder für die Dauer der Bearbeitung aufbewahrt werden;
• eine Bewerbung für das Orbit-Pilotprogramm wird nach Widerruf oder spätestens 24 Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt gelöscht;
• gelöschte Daten können bis zum Ablauf des normalen Sicherungszyklus vorübergehend in geschützten Back-ups verbleiben.

Ein Klientenkonto ist Teil einer Akte, die vom Betreuer oder einer anderen verantwortlichen Organisation verwaltet wird. Der Klient kann die zugrunde liegenden Aktendaten daher nicht selbstständig löschen. Ein Schließungs- oder Löschantrag kann über die Seite Konto und Zugang löschen eingeleitet werden. Die verantwortliche Organisation entscheidet, welche Aktendaten sie gesetzlich aufbewahren muss; AnnTac führt ihre Anweisungen aus.

9. Sicherheit

AnnTac verwendet verschlüsselte Verbindungen, Zugriffskontrollen, Protokollierung, Überwachung, Back-ups und getrennte Berechtigungen. Kundeninhalte sind auf autorisierte Benutzer beschränkt. Verdächtigen Missbrauch melden Sie bitte sofort an info@anntac.eu.

10. Tracking, Werbung und Kinder

Die Apps enthalten keine Werbenetzwerke und verfolgen Sie nicht app- oder websiteübergreifend zu Marketingzwecken. Sie können Absturz- und Leistungsdiagnosen verarbeiten, die vom Betriebssystem, Appstore oder einem aktivierten technischen Diagnosedienst bereitgestellt werden. Diese Daten dienen ausschließlich Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse, nicht der Werbung. Die Apps sind Geschäftsdienste und nicht für eine selbständige Kontoeröffnung durch Kinder bestimmt.

11. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit oder Widerspruch verlangen. Bei Daten, die Ihr Arbeitgeber oder Dienstleister in AnnTac verwaltet, wenden Sie sich zuerst an diese Organisation. Sie können außerdem AnnTac kontaktieren und sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde beschweren.

12. Kontakt und Änderungen

AnnTac B.V.
Eemnesserweg 1/24, 1221 CS Hilversum, Niederlande
info@anntac.eu · +31 (0)35 2400 210

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich eine App, Berechtigung oder Verarbeitung ändert. Das Datum oben zeigt die letzte Überarbeitung.